Email အရေးအသားကောင်းဖို့ အကြံပေးချက်(၇)ချက်

Email အေရးအသားေကာင္းဖို႔ အၾကံေပးခ်က္(၇) ခ်က္

• Posted by Soe Soe Win
• ယေန႔ေခတ္မွာ ဆက္သြယ္ေရးက႑ေတြက တုိးတက္လာျပီဆိုေတာ့ ဆက္သြယ္ေရးမီဒီယံလို႔ေခၚတဲ့ ၾကားခံဆက္သြယ္ေရး လမ္းေၾကာင္းေတြကလည္း အေျမာက္အမ်ားပါဘဲ။ မိုဘုိင္းဖုန္းကေန text ေတြ voice mail ေတြ ပို႕တာမ်ိဳး၊ Viber လိုမ်ိဳး application ေတြသုံးျပီး message ေတြ video file ေတြ ပို႔တာမ်ိဳး၊ Facebook နဲ႔ ဆက္သြယ္ၾကတာမ်ိဳးေတြ အထိ ဆက္သြယ္ေရးလမ္းေၾကာင္းေတြ တစ္ပံုတစ္ပင္ ရွိတယ္။ အဲ့ဒါေတြထဲကစီးပြားေရးလုပ္ငန္းသံုး၊ ရံုးသံုးစတာေတြ အတြက္ တရားဝင္သံုးတာကေတာ့ email ပါဘဲ။ Email က လုပ္ငန္းသံုး ျဖစ္တာနဲ႔အညီ Business English မွာ သီးျခားဘာသာတစ္ခု အေနနဲ႔ေတာင္ ေလ့လာၾကရပါတယ္။ အလုပ္လုပ္သူမွန္သမ်ွ email ေရးနည္းကုိ သိဖို႔ အေရးၾကီးပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ Business English ေလ့လာသူ ေက်ာင္းသားမ်ားပါ email ေရးနည္းကို ေလ့က်င့္မႈမ်ားမ်ားလုပ္သင့္ပါတယ္ေနာ္။
  
  ပံုမွန္ အားျဖင့္ ကၽြန္ေတာ္တို႔ေတြဟာမိမိနဲ႔ သိျပီးသူေတြနဲ႔ အျပန္အလွန္ email ေရးၾကတာမို႔ informal ရင္းနွီးတဲ့ ပံုစံနဲ႔ ေရးတာအသားက်ေနပါျပီ။ ျပီးေတာ့လည္း စာလုံးေပါင္းနဲ႕သဒၵါ အမွားေတြ ပါရင္လည္းသိပ္ကိစၥ မရွိဘူးမဟုတ္လား။ ဒါေပမဲ့ မိမိရဲ့ လုပ္ေဖၚကိုင္ဘက္ေတြ၊ အရာရွိေတြ၊ အျခားအဖြဲ႕အစည္းေတြ၊ ေဖာက္သည္ေတြဆီေရးတဲ့အခါ ဒီအမွားေတြ အလြဲေတြ ကအၾကီးအက်ယ္ ျပႆနာရွိပါတယ္။ သူတို႔နဲ႔ ဆက္သြယ္တဲ့အခါ good impression ဆိုတဲ့ မိမိအေပၚ အထင္အျမင္ ေကာင္းေကာင္းရဖို႔ လုိတယ္ေလ။ ဒါေၾကာင့္ ကၽြန္ေတာ္တို႔က သူတို႕နဲ႕ email အဆက္အသြယ္လုပ္တဲ့အခါ ပုိျပီး သတိထားရျပီး ပိုျပီးေတာ့လည္း လိမၼာပါးနပ္ ရပါတယ္။
  သင္ေရးတဲ့ email က သတ္မွတ္ထားတဲ့ စံ standard ေတြနဲ႔ ကုိက္ညီမႈ ရွိသလား ဆန္းစစ္ဖို႔အတြက္ အၾကံျပဳခ်က္ ၇ ခ်က္ကိုတင္ျပလုိက္ပါတယ္။

၁။ Subject Line (အေၾကာင္းအရာ/ ေခါင္းစဥ္)

မိမိေရးရမည့္ အေၾကာင္းအရာကိုအတုိခ်ံုဳးျပီး summary လုပ္ကာ subject line မွာထည့္ပါ။
Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers
Subject line မပါတဲ့ email ဟာ မ်က္နွာမပါတဲ့ ကို္ယ္ခႏၵာလိုဘဲမို႔ အၾကည့္ရ ဆိုးပါတယ္။ အလုပ္သေဘာလည္း မဆန္ပါဘူး။

၂။ လြယ္ကူတုိေတာင္းေသာစာေၾကာင္းမ်ား

ဖတ္ရလြယ္ကူျပီး တိုေတာင္းေသာ စာေၾကာင္းမ်ားကိုသာသံုးပါ။ ရွည္လ်ားတဲ့ စာေၾကာင္းေတြဟာ တစ္ခါတစ္ရံ ဖတ္ရခက္ျပီး နားလည္ဖို႔လည္း မလြယ္ကူပါဘူး။ ကုိယ့္ဘာသာစကားနဲ႔ ေတြးျပီး အဂၤလိပ္လုိ ျပန္ေရးခ်ရတာ ျဖစ္လို႔ ကုိယ္ေရးတဲ့ စာေၾကာင္းရွည္လြန္းရင္ ဆိုလိုရင္း အဓိပၸါယ္ေပ်ာက္ျပီး စာဖတ္သူကို မ်က္ေစ့လည္ေစပါတယ္။ Email ေရးေတာ့မယ္ဆိုရင္ KISS ကိုသတိရပါ။

KISS = Keep It Short and Simple. လုိရင္းတုိရွင္းေပါ့။

၃။ သင့္ email ကိုဖတ္မည့္သူဘယ္သူဆုိတာစဥ္းစားပါ။

အခုေရးမွာက သင့္လုပ္ေဖၚကုိင္ဖက္ဆီကိုလား၊ စီးပြားဘက္ဆီလား၊ ေဖာက္သည္ဆီလား၊ မိမိရဲ့ အရာရွိဆီ္လား။ ျပီးေတာ့ ေရးရမဲ့ style က informal ခင္မင္တဲ့ ပံုစံလား၊ formal တည္တည္တံ့တံံ့လား။ အခုေခတ္ business email ေတာ္ေတာ္မ်ားမ်ားက သိပ္လည္း ေပါ့ေပါ့ပါးပါးမ်ိဳး မဟုတ္၊ သိပ္ၾကီးလည္း တည္တည္တံ့တံ့ၾကီး မဟုတ္ဘဲ အလယ္အလတ္ neutral tone နဲ႔ ေရးၾကပါတယ္။ ကဲ..ဒါဆိုရင္ informal နဲ ႔ formal တို႔ရဲ့ ကြာျခားခ်က္ေတြက္ုိေလ့လာၾကည့္ရေအာင္။

• Informal - Thanks for the email of 15 February
  Formal – Thank you for your email received 15 February
• Informal - Sorry, I can’t make it.
  Formal – I am afraid I will not be able to attend
• Informal – Could you…?
  Formal – I was wondering if you could….?

Formal ေတြက ပုိျပီးယဥ္ေက်းျပီး ပါးနပ္မႈ ရွိတာေတြ႕ရတယ္ မဟုတ္လား။

တစ္ခ်ိဳ႕ လုပ္ေဖၚကိုင္ဖက္ေတြဆီကေရးတဲ့ email ေတြကခင္မင္တဲ့ ပံုစံ formal ျဖစ္နုိင္ပါတယ္။ အကယ္လို႔ သူတို႔ဟာ သင့္မိတ္ေဆြေတြမို႔လုိ႔ ဆုိရင္ေပါ့။ အဲ့ဒီအခါမွာလည္း သိတဲ့သူေတြ အခ်င္းခ်င္းမို႔လုိ႔ သိပ္ျပီးလည္း ယဥ္ေက်းေဖာ္ေရြ ေနစရာမလုိဘဲ စကားေျပာထဲက စကားအခ်ိဳ႕ကိုေတာင္ သံုးခ်င္ သံုးနိုင္ပါတယ္။

ဥပမာ- ‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’

Grammar ေတြ ဘာေတြမွားေနလည္း စာဖတ္သူက သိပ္ဂရုမစိုက္ေလာက္ပါဘူး။ ဒါေပမဲ့ ေစာေစာက ေျပာခဲ့သလိုကုိယ့္ email ကို ဖတ္တဲ့သူဟာ ကုိယ့္ေဖာက္သည္ ၊ အလုပ္ရွင္ သုိ႔မဟုတ္ အထက္အရာရွိဆုိရင္ သဒၵါ အမွားအယြင္းေတြ၊ ရင္းႏွီးလြန္းတဲ့ ေရးဟန္ေတြက လက္ခံလုိ႔ မရဘူးေနာ္။

၄။ စာလံုးေပါင္း၊ စာလံုးအၾကီးအေသး၊ အျဖတ္အေတာက္ သဒၵါအမွား ေတြသတိျပဳ

မိတ္ေဆြေတြဆီေရးတဲ့ email ေတြမွာ အထက္ကဟာေတြက ခြင့္လြတ္လို႔ ရေပမဲ့ business email မွာေတာ့ သင့္ရဲ့ ပံုရိပ္ေတြအတြက္ အင္မတန္မွ အေရးၾကီးပါတယ္။ စာလံုးေပါင္း၊ စာလံုးအၾကီးအေသး၊ အျဖတ္အေတာက္ သဒၵါအမွားေတြ မပါေအာင္ အထပ္ထပ္ အခါခါ ျပန္လွန္စစ္ေဆးရပါမယ္။ ေရးျပီးျပီးေရာ email ကို မလႊတ္လုိက္ပါနွင့္။ ယေန႔ေခတ္မွာ ကီးဘုတ္ေကာက္ရိုက္ျပီး ေမာက္စ္တစ္ခ်က္ ‘ကလစ္’လုပ္လုိက္ရံုနဲ႔ စာထြက္တာမို႔ အမွားပါခဲ့ရင္ ျပန္ရုတ္သိမ္းဖို႔ ဆိုတာသိပ္မလြယ္ဘူးေလ။ ဒီေတာ့ ျပန္စစ္ေဆးဖို႔ ဝိရိယစုိက္ထုတ္ပါေလ။

၅။ ခပ္ျပတ္ျပတ္ ဒဲ့ေျပာမလား၊ သြယ္ဝုိက္ျပီးေျပာမလား။

တစ္ခ်ိဳ႕ ယဥ္ေက်းမႈ၊ ပတ္ဝန္းက်င္မွာက email ဆက္သြယ္ေရးမွာ တည့္တည့္ေျပာ၊ ဘြင္းဘြင္းေရးတာက common ျဖစ္တာရွိတတ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ ကိုယ္နဲ႔ ယဥ္ေက်းမႈ မတူတဲ့ နုိင္ငံ၊ ကိုယ့္ဘာသာစကား မသိတဲ့သူေတြဆီကို email ပို႔တဲ့အခါ ျပႆနာ ျဖစ္တတ္ပါတယ္။သင္ရဲ့ ျပတ္သားမႈကို ရုိင္းတယ္၊ ေစာ္ကားတယ္လုိ႔ သူတို႔က ျမင္ၾကမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ေအာက္ပါတုိ႔ကိုဖတ္ၾကည့္ပါ။

• ဘြင္းဘြင္းေျပာ – ‘I need this in half an hour’.
  သြယ္ဝိုက္ျပီးေျပာ – ‘Could I have this in half an hour?’
• ဘြင္းဘြင္းေျပာ – ‘There will be a delay’.
  သြယ္ဝိုက္ျပီးေျပာ – ‘I’m afraid there will be a slight delay’.
• ဘြင္းဘြင္းေျပာ – ‘It’s a bad idea’
  သြယ္ဝိုက္ျပီးေျပာ – ‘To be honest, I’m not sure it would be a good idea’.

ဒါရိုက္ ဘြင္းဘြင္းေျပာ တာကရုိင္းမေနဘူးလား။ သြယ္ဝိုက္ေျပာတဲ့ tone ေတြက ယဥ္ေက်း သိမ္ေမြ႕ျပီး ပါးနပ္မႈ ရွိတယ္ေနာ္။ သင့္ရဲ့ ေလသံကို လုိအပ္သလ္ို ေပ်ာ့ေျပာင္းနူးညံ့ေပးပါက သင့့္ စာဖတ္သူေတြဆီကလည္း အေကာင္းျမင္တဲ့ တုန္႔ျပန္မႈေတြ ျပန္ရတတ္ပါတယ္။

၆။ အေကာင္းျမင္ပါ။

ေအာက္ပါ စကားလံုးေတြကို ၾကည့္ပါ။

• Helpful - အက်ိဳးရွိတယ္
• good question- ေမးခြန္းေကာင္းဘဲ 
• agreed - သေဘာတူတယ္,
• together - အတူတူ
• useful - အသုံးဝင္တယ္
• I’d be delighted - ဝမ္းေျမာက္ပါတယ္ 
• mutual - ႏွစ္ဦးႏွစ္ဖက္
• opportunity - အခြင့္အလမ္း

ျပီးေတာ့ ဒီ အဆိုးျမင္စကားလံုးေတြကို ၾကည့္ပါ။

• Busy - အလုပ္႐ႈပ္ေနတယ္
• Crisis - ျပႆနာဘဲ
• Failure - က်႐ႈံးျပီ
• forget it - ေတာ္ပါျပီ 
• I can’t - မရဘူး
• it’s impossible - မျဖစ္ႏိုင္ဘူး
• waste - အလကားဘဲ
• hard - ခက္တယ္

စကားလံုးေတြက စိတ္ေနသေဘာထား attitude ကိုေဖာ္ျပတယ္။ ဒါေၾကာင့္ အေျမာ္အျမင္ ရွိရွိနဲ႔ စကားလံုးေတြကိုေရြးခ်ယ္ပါေလ။

၇။ ထင္ျမင္ခ်က္ေတာင္းပါ။

တစ္ကယ္လက္ေတြ႕ နယ္ပယ္မွာ email ေရးတဲ့အခါ လုိအပ္ရင္ မိမိ email ကို အျခားသူတစ္ဦးဦး အား ဖတ္ခုိင္းျပီးသူရဲ့ ထင္ျမင္ခ်က္ကိုေတာင္းပါ။ အဲ့ဒီသူက မိမိရဲ့ အဂၤလိပ္စာဆရာ၊ မိမိထက္ အဂၤလိပ္စာ ပိုေကာင္းတဲ့ လုပ္ေဖၚကုိင္ဖက္ စသည္တုိ႔ ျဖစ္နုိင္ပါတယ္။ သင့္ဆီကုိလာတဲ့ အျခားသူေတြရဲ့ email ေတြထဲက ေကာင္းနုိးရာရာ မွတ္သားစရာမ်ားကုိလညး္ ေလ့လာျပီး ကုိယ္ပုိင္ phrase book မွတ္စုတစ္ခု ျပဳစုထားပါ။ email ေရးနည္း နည္းလမ္းေကာင္းေတြကုို ရွာေဖြေလ့လာျပီးေလ့က်င့္ပါ။ ဒါဆုိရင္ သင္ေအာင္ျမင္ပါျပီ။

Credit: Soe Soe Win

Englishwithatwist.com မွ Shanthi ရဲ့ 7 tips on how to improve your email writing skills ကို ကိုးကားဘာသာျပန္ထားျခင္းျဖစ္ပါတယ္။

မူရင္းေဆာင္းပါးကို ဤေနရာ (http://englishwithatwist.com/2013/10/28/7-tips-on-how-to-improve-yo...) တြင္ ဖတ္႐ႈႏိုင္ပါတယ္။